Nếu biết mỗi cuộc gặp chỉ xảy ra một lần, anh chị sẽ chuẩn bị cho khách khác đi thế nào?

Một buổi trà đạo có thể mất đến cả năm để chuẩn bị. Từ việc chọn hoa, bộ ấm chén, bức tranh treo tường, cho đến bánh kẹo sao cho hợp với khẩu vị và sở thích của khách.

Nhiều người cho rằng Sen-no Rikyu, ông tổ trà đạo Nhật Bản, chính là người đã tạo nên nghệ thuật Omotenashi. Gắn liền với trà đạo là khái niệm “ichigo ichie”, hay nhất kỳ nhất hội. Mỗi cuộc gặp gỡ chỉ xảy ra một lần trong đời, vì vậy người chủ nhà phải tiếp đãi khách bằng tất cả sự chân thành.

Tất nhiên, khó có doanh nghiệp nào làm dịch vụ hằng ngày mà có thể chuẩn bị cho mỗi vị khách suốt một năm. Nhưng chi tiết ấy cho thấy tinh thần của ichigo ichie không nằm ở nghi thức. Nó nằm ở việc người chủ đã nghĩ về khách từ trước khi khách đến. Khách thích gì, hợp với điều gì, và sẽ cảm thấy thế nào khi ngồi xuống.

Nói cách khác, chất lượng của một lần đón tiếp thường được quyết định từ trước giờ mở cửa.

Trong công việc thường ngày, sự chuẩn bị ấy có thể rất nhỏ. Đọc lại ghi chú về lần làm việc trước với khách. Xem trước ai sẽ đi cùng họ. Kiểm tra chỗ ngồi, nhiệt độ phòng, tài liệu đã được đặt đúng chỗ chưa. Những việc này không cần quá nhiều sáng tạo. Nó chỉ cần có người nhớ làm, và có một nơi để ghi lại.

Nhưng cũng cần thực tế một chút. Nếu vị khách nào cũng được chuẩn bị như một cuộc gặp duy nhất trong đời, đội ngũ rất dễ kiệt sức. Một cách làm hợp lý hơn là xác định những khoảnh khắc quan trọng nhất trong hành trình của khách, như lần đầu tiên đến, lần gặp vấn đề cần giải quyết, hay lần chia tay, rồi dành sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho những khoảnh khắc đó.

Trong hành trình đồng hành cùng các doanh nghiệp, HT Training luôn quan tâm đến phần việc diễn ra trước khi khách bước vào. Bởi đó là lúc sự tận tâm được chuẩn bị, trước khi nó được thể hiện.

Người quản lý có thể thử một việc đơn giản: chọn một nhóm khách sắp gặp trong tuần tới, rồi hỏi từng nhân viên xem mình đã chuẩn bị riêng điều gì cho họ trước khi họ đến.

Và trước buổi gặp khách tiếp theo, sự chuẩn bị nào của anh chị sẽ khiến khách cảm thấy hôm nay là một dịp thật đặc biệt?